Работа — это не только смс о зачислении зарплаты на карту. Устраиваясь в компанию, люди вместе с деньгами хотят получать еще и эмоциональный «доход» — приятное общение, удобное рабочее место, удовлетворение амбиций, понимающее руководство и так далее. Корпоративы — один из мощных инструментов, которые воздействуют на эмоции сотрудников. Рассказываем, как организовать новогодний праздник, чтобы он понравился и запомнился всем.
Шаг 1. Определитесь с форматом
Не секрет, что залог успешного корпоратива — хорошая еда и выпивка. Для начала определитесь с форматом праздника.
- «Русский стол» — это банкет с частичным обслуживанием.
- Банкет с классическим (полным) обслуживанием. Гости сидят за столами, а официанты приносят блюда.
- Фуршет и шведский стол отличаются разнообразием и видами блюд, которые лежат на специальных столах, а гости накладывают еду сами. Во втором случае формат предполагает более основательный выбор блюд.
- Коктейль — акцент сделан на напитках и легких закусках, гости свободно ходят и общаются.
- Бар — гости подходят к специальной стойке, где бармен предлагает различные напитки.
Шаг 2. Распределите бюджет Новогоднего Корпоратива 2022
Вот примерная смета бюджета, на которую стоит ориентироваться.
- Фуршет 30–40% от общего бюджета
- Площадка 10–15%
- Декорации и техника 10–15%
- Программа 20%
- Продакшен 5%
- Транспорт, безопасность 5%
- Маркетинг, подарки 5–10%
- Работа агентства 5–15%
Также пройдитесь по категориям расходов. Ничего не забыли при составлении бюджета?
- Площадка: аренда площадки для мероприятия; парковка; клининг; аренда мебели; работа местных технических служб; внеурочная работа привлеченных специалистов; электричество.
- Питание: кофе, другие напитки; закуски; фуршет; обеды.
- Аудиовизуальное оформление: система звукоусиления; световое оборудование; дизайн помещения; услуги специалистов технической поддержки; цветы, флористика; услуги диджея; услуги видеорежиссера и звукорежиссера.
- Оборудование: аппаратура для перевода; аренда презентационного оборудования, экранов; видеозапись и звукозапись; доступ в интернет во время мероприятия; кабинки переводчиков; доставка и монтаж оборудования.
- Программа: гонорары ведущему и выступающим; гонорары консультантам и переводчикам; гонорары артистам; культурная программа, экскурсии.
- Транспорт, проживание: авиабилеты и проживание выступающих; транспорт для участников; визовая поддержка; встреча, VIP-зал в аэропортах; доставка грузов.
- Обеспечение безопасности: страховка; охрана помещения; дежурство бригады скорой помощи.
- Продакшен: печатные материалы: буклеты, пригласительные, именные карточки для гостей, план-расписание встречи; сувениры; бейджи; атрибутика.
- Деятельность агентства: гонорары еvent-агентству за разработку сценария и администрирование мероприятия; гонорары PR-специалистам; гонорары промоперсоналу; гонорар фотографу; прямые расходы организаторов; транспорт и командировочные; сотовая, международная связь.
Как же можно сэкономить на Новогоднем Корпоративе в Минске?
- Заблаговременное планирование мероприятия позволит вам сэкономить. Вы спокойно можете поискать оптимальный для себя вариант по соотношению «цена — качество» по всем позициям бюджета — от площадки и кейтеринга до артистов.
- Можно заменить банкетную рассадку на фуршетные линии.
- Вы можете выбрать более экономичную площадку, которая тем не менее будет соответствовать уровню вашего мероприятия.
- Сократите некоторое количество продакшен-материалов.
- Замените номера в исполнении звезд на менее дорогие.
- Сократите количество блюд, не уменьшая количество еды.
- Наймите менее дорогой персонал, но проведите качественный инструктаж, подготовьте четкие брифы и мотивируйте людей.
Что не подлежит экономии?
- Качество продакшен-материалов.
- Техническое обеспечение (в первую очередь свет и звук).
- Количество еды и алкоголя на человека.
- Затраты на ведущего: хороший ведущий может спасти мероприятие, а плохой просто испортит его.
- Все, что связано с концепцией. Если она плохо считывается, это крайне негативный фактор восприятия и демотивации организаторов. Лучше тогда отказаться от концепции вообще.
- Все, что связано с энергопитанием и безопасностью. Проблемы с ними могут привести к срыву мероприятия.
Шаг 3. Разбиваем мероприятия на блоки
Первый блок — это официальная часть, выступления официальных лиц, обращения. Скучно, но необходимо. Второй блок — интеллектуальные конкурсы, номера. Действие алкоголя еще только начинается. Третий блок — соревнования и конкурсы. Нужно встряхнуться эмоционально. Четвертый блок — физический и динамический (но соревновательный элемент уже не так сильно заметен, поскольку действие алкоголя уже ощутимо). Пятый блок — объединяющие, успокаивающие элементы.
Всегда есть ответ и решение !
Вот пример новогоднего корпоратива с временными маркерами.
- Сбор гостей. Продолжительность до одного часа
- Разогрев: официальная часть, первые номера. Продолжительность до 45 минут.
- Вовлечение: награждения, тосты, выступления артистов, конкурсы, работа ведущего. Продолжительность до одного часа.
- Кульминация: шоу, выступление звезды, конкурсы, капустники. Продолжительность до одного часа.
- Удержание: выступление артистов, еда, конкурсы. Продолжительность до 30 минут.
- Финал: логическая точка. Дискотека, завершение.
Шаг 4. Пишем сценарий
Теперь несложно написать сценарий. Развлекательную часть возьмет на себя ведущий, поэтому прописывать конкурсы не нужно. В вашем сценарии должно быть прописано содержание временных блоков. Что скажет руководитель? Кто еще с ним выступит? Когда будут музыкальные вставки? А когда паузы?
К тому же гости будут постоянно перемещаться. Подумайте, чем могут заняться гости в разных зонах. В одном углу можно организовать настольные игры, в другом — место для общения со столиками и креслами.
Частью шоу может стать приготовление блюд, которые будут подаваться гостям.
Шаг 5. Пишем речь для выступающих
Затянувшаяся официальная часть может остаться в памяти как самое скучное, что было на празднике. Без слов руководителей со сцены, конечно, не обойтись, но подумайте, необходимо ли со сцены приводить статистику и прочее. Может, лучше отправить эти данные на электронные почты сотрудников?
Руководителю не стоит забывать о действии. Может, он выйдет в костюме Супермена, чтобы поздравить всех? Или споет? В общем, секрет эффектной официальной части — меньше слов и больше действия!
Шаг 6. Придумываем фишки
Что нынешний корпоратив будет отличать от предыдущего? Состав приглашенных звезд? Слабая характеристика. Придумайте фишку, которая будет сопровождать ваш праздник. Это может быть какой-то ритуал (встречать гостей как-то особенно, провести праздник в необычном стиле). Или можно пригласить фотографа и сделать всем красивые аватарки для соцсетей. Выбор за вами.
Шаг 7. Утверждаем бюджет, бронируем помещение, ищем ведущего
До Нового года еще достаточно времени, но уже сейчас стоит обзванивать банкетные залы в поисках подходящего помещения, а также договариваться с ведущими, фотографами, агентствами. Делать это лучше после того, как вы определитесь с концепцией, чтобы вести поиски предметно.